BLOG & COntacT

Blog: flexibele schil in een krappe arbeidsmarkt

Is een flexibele schil anno 2018 2019 nog wel flexibel?

Uitzendkrachten en flexibiliteit in een krappe arbeidsmarkt - tips & tools.

Dit artikel behandelt werken met een flexibele schil in de huidige krappe arbeidsmarkt. We zoomen in op veelvoorkomende problemen, leggen oorzaken bloot, bespreken oplossingen en reiken tips en tools aan ten behoeve van een optimaal werkende flexibele schil, goede personeelsvoorziening en een effectieve samenwerking met leveranciers van flexibele arbeid.

Biedt een flexibele schil van uitzendkrachten in deze huidige krappe arbeidsmarkt nog wel de flexibiliteit die bedrijven nodig hebben? De economie draait op volle toeren. Het gaat goed met Nederland. Bedrijven groeien en we hebben het allemaal druk. Echter, van Hanegem en Cruijff hebben het met regelmaat aangehaald; elk voordeel heeft z’n nadeel. Het bedrijfsleven en de beroepsbevolking zijn in dusdanige mate geëxpandeerd dat de arbeidsmarkt de groei niet meer bij kan houden. Nieuwe medewerkers zijn schaars en niet meer op afroep voorradig. De verwachting is dat de krapte op de arbeidsmarkt in 2019 nog zal toenemen.


Wat is een flexibele schil?

Het fenomeen flexibele schil is al jaren een begrip in het bedrijfsleven. De naam duidt op een vaste kern die wordt omgeven door een flexibele buitenste laag. De vaste kern wordt gevormd door de eigen medewerkers van een organisatie die een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd hebben. De buitenste laag wordt gevormd door uitzendkrachten, ook wel flexkrachten, flexwerkers of inleenkrachten genoemd. Een flexibele schil stelt organisaties in staat effectief te kunnen reageren op fluctuaties in de workload door indien nodig ad hoc op of af te schalen in aantal uitzendkrachten.

Het aantal bedrijven dat werkt met een flexibele schil is sinds de economische crisis die in 2009 de kop op stak fors toegenomen. Het belang van het vermogen om je als bedrijf aan te kunnen passen aan teruglopende resultaten of zelfs aan een eventuele nieuwe economische crisis, is door de barre economische omstandigheden in de jaren na 2009 weer pijnlijk duidelijk geworden.

Werking van een flexibele schil in een krappe arbeidsmarkt

De flexibiliteit van uitzendcontracten is de hoeksteen van de flexibele schil. In een krappe arbeidsmarkt, waarin we momenteel verkeren, vormt die flexibiliteit echter juist het nadeel. Er zijn weinig werkzoekenden en veel vacatures. Beschikbare kandidaten kunnen kiezen uit meerdere opties bij verschillende werkgevers. Plotsklaps is de flexibiliteit geen voordeel meer, maar een nadeel. De voorkeur van de werkzoekende gaat immers eerder uit naar de zekerheid van een dienstverband voor bepaalde of onbepaalde tijd, ten opzicht van de onzekerheid van een kortstondig flexcontract. Uitzendbureaus hebben dan ook steeds meer moeite om goede kandidaten te vinden om de flexibele schil(len) bij hun klanten kwantitatief en kwalitatief te vullen. Zeker bij organisaties waarbij het uitzendwerk blijvend van tijdelijke aard is.

Dat het goed gaat met de economie, betekent automatisch dat bedrijven het erg druk hebben. Veel klanten, veel business. Het gevolg van veel business is dat er binnen veel organisaties dagelijks met een volle bezetting gewerkt wordt om de benodigde output te kunnen leveren. Des te groter zijn de problemen bij kwantitatieve of kwalitatieve onderbezetting.

Problemen, oorzaken en oplossingen

De vraag die je kunt stellen, is of de term ‘flexibele schil’ eigenlijk nog wel de lading dekt. Biedt de flexibele schil nog wel flexibiliteit? We zoomen in op actuele problemen die in toenemende mate voorkomen binnen organisaties die gebruik maken van uitzendkrachten.

Veelvoorkomende problemen rond een flexibele schil:

• onderbezetting;
• overwerk;
• hoge foutmarges;
• lagere output;
• hoge uitstroom van flexkrachten;
• hoog ziekteverzuim;
• slechte kwaliteit van flexkrachten;
• slechte communicatie met het uitzendbureau;
• afnemend wederzijds vertrouwen tussen organisatie en uitzendbureau.

We zien binnen veel bedrijven in onder andere de productie- en in de logistieke sector, dat er onder hoge druk wordt gewerkt. De productie moet blijven draaien en de orders moeten de deur uit. Er wordt dagelijks met man en macht gewerkt om dat te realiseren. Deze hoge werkdruk versterkt de problemen en de gevolgen daarvan. Te weinig uitzendkrachten betekent onderbezetting, onderbezetting zorgt voor een hogere werkdruk en vaak wordt er meer overgewerkt om toch de gewenste output te bereiken. De verhoogde werkdruk en veel overwerk leidt tot hogere foutmarges, hogere verzuimcijfers en hogere uitstroom. Dit resulteert weer in een toenemende onderbezetting, meer druk op het leveren van uitzendkrachten en meer druk op de relatie tussen bedrijf en uitzendbureau, etcetera. Zo ontstaat er een vicieuze cirkel, die erg moeilijk te doorbreken is.

De krappe arbeidsmarkt en de huidige economische situatie vormen de basis van deze problematieken. We diepen deze verder uit, waarmee we toewerken naar passende oplossingen. Welke factoren kunnen debet zijn aan de ontstane problematieken?

Veelvoorkomende oorzaken

Externe factoren:

Verdienmodel uitzendbureau;

Een flexibele schil wordt vaak bij één uitzendbureau ingekocht, om hiermee lagere tarieven te bedingen door het grote volume uitzendkrachten dat het uitzendbureau mag leveren. Het uitzendbureau waarmee het contract wordt afgesloten, heeft echter nog meer klanten. Grote klanten waar ook veel uitzendkrachten nodig zijn en kleine klanten, waar het uitzendbureau per uitzendkracht meer aan verdient. Het verschil in uurtarief en winstmarge kan behoorlijk zijn. Het komt regelmatig voor dat een uitzendbureau beschikbare kandidaten dientengevolge bij andere organisaties aanbiedt, waar er meer aan wordt verdiend.

Leveringsdruk uitzendbureau;

Wanneer het uitzendbureau aangevraagde uitzendkrachten t.b.v. de flexibele schil niet snel genoeg lijkt te vinden, hoeft dit niet te betekenen dat het bureau geen geschikte kandidaten voorhanden heeft. Heeft het uitzendbureau meer grote klanten in de omgeving die mogelijk meer of andersoortige druk uitoefenen, kan het goed zijn dat kandidaten bij de andere klant terechtkomen.

Hoge werkdruk;

Ook uitzendbureaus hebben te maken met dezelfde problematieken als hierboven omschreven. Er zijn veel vacatures en weinig kandidaten, zo ook in de uitzendbranche. De werkdruk binnen uitzendbureaus is erg hoog en er wordt hard gewerkt om de vele klanten tevreden te stellen.

Weinig aandacht voor de klant;

Veel uitzendbureaus kampen eveneens met een tekort aan personeel. Eis je als klant weinig aandacht, dan kan het erin sluipen dat je ook minder aandacht vanuit het uitzendbureau krijgt. Een tekort aan aandacht kan tevens worden veroorzaakt door een groeiende wig tussen organisatie en uitzendbureau, die wordt gevoed door verslechterende resultaten en een afnemend wederzijds vertrouwen.

Te weinig meedenken;

Tijdgebrek, desinteresse, geen klik tussen (inhouse) intercedent en klant, te weinig aandacht vanuit de klant voor het uitzendbureau; de exacte reden is niet altijd aanwijsbaar. Wel blijkt dat veel bedrijven het gevoel hebben dat het uitzendbureau niet (voldoende) meedenkt om problemen op te lossen. Interessant is overigens, dat uitzendbureaus dit regelmatig andersom precies hetzelfde ervaren.

Werving op afstand;

Veel grotere uitzendbureaus werken met gecentraliseerde recruitment centers. Deze recruitment afdelingen werken ondersteunend aan de uitzendvestigingen of aan de inhouse dienstverlening. Het gebeurt nog te vaak dat recruiters die centraal werven de fysieke werkomgeving bij de klant nooit hebben gezien. Dit maakt het niet alleen moeilijker om kandidaten volledig over het bedrijf en functie te informeren, maar doet daarnaast ook af aan het vermogen om in te kunnen schatten of een kandidaat wel echt geïnteresseerd is en of deze aan de kwaliteitseisen voldoet.

De opsomming hierboven richt zich voornamelijk op factoren die aan de zijde van het uitzendbureau liggen. Een deel van de pijn komt veelal ook voort uit de eigen organisatie. Voor een optimale werking van de flexibele schil is het van cruciaal belang om te analyseren wat je als organisatie zelf kunt verbeteren om het uitzendbureau optimaal te faciliteren. Onderstaande interne factoren komen we met toenemende regelmaat tegen:

Interne factoren:

Gebrek aan tijd om aandacht aan deze problemen te geven;

Het is ook in deze arbeidsmarkt goed mogelijk om als organisatie met een gezonde flexibele schil te werken. Om problemen te tackelen, is er wel tijd en aandacht nodig. Tijd en aandacht missen vaak, omdat juist door onderbezetting de aandacht naar ad hoc problemen gaat. Hierdoor is er geen tijd om structurele verbeteringen door te voeren, die op korte termijn juist een veelvoud op zullen leveren. Hierover later meer.

Niveau eigen medewerkers;

Dit is een gevoelig punt. Als het uitzendbureau te weinig kwantiteit of kwaliteit levert, ligt dat toch aan het uitzendbureau en niet aan het eigen personeel? Ja en nee. De wijze waarop eigen medewerkers zoals leidinggevenden omgaan met forecasts en planningen, het inwerken, begeleiden en aanspreken van personeel en met de communicatie met het uitzendbureau, is van groot belang voor de sfeer, de processen, de ontwikkeling van medewerkers, de instroom, de resultaten, etc. (hierover volgt meer).

Ad-hoc problemen – de waan van de dag;

Door drukte en werkdruk komen er dagelijks andere problemen en uitdagingen op de werkvloer voorbij die direct van invloed zijn op het lopende proces. Denk aan technische mankementen, vertraagde leveringen, foute onderdelen, automatiseringsproblemen, e.a. Dit soort problemen wordt vaak direct geadresseerd omdat de productie anders stil ligt. In combinatie met onderbezetting en de overige factoren die meespelen, is het lastig tijd vrij te maken om aan een structurele oplossing te werken: de kip en het ei.

Conservatieve instelling t.o.v. uitzendbureaus / de huidige arbeidsmarkt;

In een ruime arbeidsmarkt kan eén telefoontje aan het uitzendbureau voldoende zijn om twee uur later enkele uitzendkrachten aan het werk te hebben. Die vlieger gaat niet meer op. Het is van belang dat zowel leidinggevenden zoals teamleiders, managers en voormannen als de directie beseffen dat een goed resultaat een andere benadering vereist.

Bovenstaande opsomming is niet compleet, maar omvat wel het merendeel van de interne en externe oorzaken die ten grondslag liggen aan veel actuele problemen rondom een matige personeelsvoorziening en flexibele schil.

Pas wanneer er sprake is van een optimale mate van samenwerking tussen het uitzendbureau en de interne contactpersonen, zijn er doorgaans minder problemen. Wanneer deze samenwerking minder is (geworden), ontstaan er problemen en zullen deze ook sneller groter worden.

Gelukkig kun je als organisatie veel doen om deze problemen te voorkomen of op te lossen. In de onderstaande tips gaan we er vanuit dat de basisprocessen rondom de werving en de onboarding, waaronder de wijze van het aanbieden van kandidaten, structurele rondleidingen, starterspakketten, arbo- en veiligheidsdocumenten, een duidelijk inwerkprogramma, etc., reeds correct zijn ingericht.

Tips voor een goed werkende flexibele schil

De sleutelwoorden voor een goed werkende flexibele schil zijn: (blijvende) aandacht, communicatie en samenwerking. Als we deze begrippen vertalen naar handvatten leidt dat tot de volgende tips;

Tip EEN:

Wijs een leidinggevende aan als verantwoordelijke voor de samenwerking met het uitzendbureau. Idealiter is dit iemand met een positieve instelling, die goed kan communiceren, die vooruit denkt en die samenwerkingsgezind is. Denk bijvoorbeeld aan een senior teamleider, hoofd productie of hoofd logistiek / logistiek manager, maar het kan ook een HR medewerker zijn.

Tip TWEE:

Stel tevens een overkoepelende verantwoordelijke aan waaraan deze verantwoordelijke (frequent en op vaste momenten) rapporteert. Spreek daarbij tenminste door; de algehele beleving op de werkvloer, de voortgang in kwantiteit en kwaliteit, de rol van de teamleiders, de communicatie vanuit het uitzendbureau, de KPI’s, de forecast, aanstondse ontwikkelingen en ondernomen en te ondernemen acties.

Tip DRIE:

Laat het uitzendbureau KPI’s bijhouden waarin tenminste de voorzieningspercentages op weekplanning, dagplanning en ad hoc/reserves, nieuwe instroom, uitstroom, ziekteverzuim en aantal aanvragen worden bijgehouden.

Tip VIER:

Plan een wekelijks overleg tussen de interne verantwoordelijke en de verantwoordelijke(n) van het uitzendbureau in. Het is aan te raden om maandelijks een verantwoordelijke vanuit HR te laten aanschuiven. In dit overleg worden onder andere (altijd) de volgende punten besproken:

• Planning korte termijn (komende dagen en volgende week)
• Forecast (komende week, komende maand en het komende half jaar)
• Eventuele strategische ontwikkelingen binnen het bedrijf
• Nieuwe starters en geplande of te plannen rondleidingen
• Verlofplanning
• Ziekteverzuim
• Pool flexwerkers: problemen, ontwikkelingen en positieve of negatieve signalen (bijvoorbeeld privéproblemen, slechte sfeer op een bepaalde afdeling, beginnende of groeiende onrust, of juist een extra positieve sfeer, etc.)
• Opleidingen & cursussen (competenties en taken, behoeftes in opleidingen of cursussen, vorderingen in inwerken of opleidingen, kwalificaties voor opleidingen die als beloning kunnen worden ingezet, e.a.)
• Evaluatiegesprekken gepland of te plannen
• Fasering (welke uitzendkrachten komen binnen drie maanden in fase B of C)
• Veiligheid
• Andere bijzonderheden

Tip VIJF:

Haal alle recruiters van het uitzendbureau die voor jouw bedrijf recruiten naar de werkvloer en leid ze rond, óók de centrale recruiters die achter de schermen werkzaam zijn.

Tip ZES:

Check het onboarding proces en alle relevante documenten, bedrijfsfilmpjes en acties vanuit het uitzendbureau. Scan tevens alle vacatureteksten die het uitzendbureau uit heeft staan op: is het positief, creatief, wervend en reëel? Voer aanpassingen door indien nodig.

Tip ZEVEN:

Neem ook de uitzendkrachten mee in beoordelingsrondes. Ze maken immers een belangrijk deel uit van de organisatie. Ook uitzendkrachten wil je graag betrokkenheid, aandacht en ontwikkeling bieden. Dit verhoogt de betrokkenheid van de uitzendkracht, de flexibiliteit in het (soort) werk en het imago van het bedrijf als werkgever. Een goed beoordelingsproces bestaat uit meerdere evaluatiegesprekken op vaste momenten die soms met het uitzendbureau en soms met de leidinggevende worden gevoerd. Bijvoorbeeld: kort na twee weken, na dertien weken, na zesentwintig weken en vervolgens om het half jaar.

Tip ACHT:

Neem wanneer dat mogelijk is goede uitzendkrachten over in eigen dienst. Dit toont uitzendkrachten het toekomstperspectief dat ze bij het bedrijf hebben. Zorg tevens dat het uitzendbureau dit in de werving gebruikt bij het aantrekken van nieuwe kandidaten.

Tip NEGEN:

Beoordeel hoe de leidinggevenden op de werkvloer overkomen tijdens een rondleiding, sollicitatiegesprek en tijdens het inwerken van een nieuwe medewerker. Wat krijgt een startende uitzendkracht voor indruk?

Tip TIEN:

Begeleid en ontwikkel de leidinggevenden op coachende vaardigheden en het creëren van een positieve sfeer op de werkvloer.

Tip ELF:

Bespreek samen met het uitzendbureau de optie om indien mogelijk een extra flexibele schil creëren, waarbij een aantal uitzendkrachten in de basis vier dagen per week worden ingepland en ze de vijfde dag stand-by staan. Dit biedt extra flexibiliteit bij ziekte of afwezigheid van uitzend- of vaste krachten.

Tip TWAALF:

Plan kwartaal evaluaties tussen de eindverantwoordelijke van het uitzendbureau, de interne verantwoordelijke en de interne eindverantwoordelijke. Bespreek hierin onder meer: de KPI’s, de contractstermijn, de strategie, verbeterpunten vanuit het uitzendbureau, eventuele interne verbeterpunten, marktontwikkelingen en blik vooruit naar de komende periode.

Wanneer het dozijn bovenstaande tips worden toegepast, leidt dat zonder twijfel tot sterk verbeterde resultaten en minder onrust op de werkvloer. Naast deze tips zijn er ook tools die je kunt (laten) gebruiken om de kwaliteit van het wervingsproces te verbeteren.

Tools voor een goede flexibele schil

Tests

Indien er taal-, reken- of andere vaardigheden voor de functie benodigd zijn, kan het uitzendbureau kandidaten een test laten afleggen. Houd in de gaten dat een test geen onnodig struikelblok vormt, het moet wel reëel zijn. Voorbeelden van tests vind je bijvoorbeeld op https://www.123test.nl/alle-tests/. In het logistieke of productie segment kan een rekentest of een taaltest ook eenvoudig zelf worden opgesteld. Logistiek inzicht kun je cijfermatig simpel aftesten. Een tip is als taaltest maximaal 10 meerkeuzevragen bij een pagina uit het bedrijfsreglement of Arbo reglement te bedenken. Tegelijk leerzaam en nuttig.

Vaste agenda- en & actiepunten

Stel vaste agendapunten vast t.b.v. het wekelijks overleg met het uitzendbureau en houd daar strak aan vast. De meeste agendapunten zijn een op een over te nemen uit bovenstaande tekst. Het uitzendbureau kan de notulen en de actiepunten volgend uit ieder overleg vanuit de vaste agenda gemakkelijk bijwerken en nasturen.

Rondleiding (door de juiste persoon)

Wanneer er sprake is van een frequente instroom van nieuwe flexwerkers is het aan te raden om wekelijks of tweewekelijks rondleidingen te (laten) verzorgen. Deze rondleidingen worden bij voorkeur gegeven door een positief ingestelde eigen teamleider die tijdens de rondleiding een positief en realistisch beeld van de werkomgeving overbrengt en tevens nogmaals kritisch naar de kwaliteit van de kandidaten kan kijken. Als een medewerker van het uitzendbureau de rondleidingen verzorgd, kun je de kandidaten aansluitend nog met een leidinggevende laten spreken. Dit toont niet alleen betrokkenheid, maar biedt tevens de kans om zelf nog een indruk van kandidaten op te doen.

Een goede rondleiding bestaat uit (een):

• Positieve, duidelijke introductie
• Heldere structuur;
• Positieve rondleid(st)er;
• Realistisch beeld van de werkvloer;
• Toelichting van een of enkele medewerkers op de vloer die iets over de functie, werkplek of het bedrijf vertellen;
• Voldoende interactie;
• Aandacht voor veiligheid op de werkvloer;
• Positieve afsluiting met een duidelijke uitleg over het vervolg

Ontwikkelwijzer

Het in kaart krijgen en houden van taken of vaardigheden die op de werkvloer nodig zijn en de ontwikkeling daarvan, zijn van groot belang voor de flexibiliteit, inzetbaarheid en de output van een productie of logistiek proces. Met een ontwikkelwijzer (ook wel taak- of competentiematrix genoemd) breng je op inzichtelijke wijze de competenties en de competentiebehoeftes van medewerkers en afdelingen in kaart.

Scholing door het uitzendbureau

Het is duidelijk dat het ontwikkelen en opleiden van medewerkers meerdere positieve effecten heeft. Ieder uitzendbureau is wettelijk voorbehouden om 1,02% van de omzet te reserveren voor scholing van uitzendkrachten. Training voor werken met een hef- of reachtruck, EPT, een bovenloopkraan, een terminaltrekker, lasapparaten; vraag het uitzendbureau naar de mogelijkheden om jouw uitzendkrachten breder inzetbaar te maken. Wil je hier meer over weten, kijk dan bijvoorbeeld op https://www.stoof-online.nl/cao-zaken/scholingsbestedingsverplichting/.

Tot slot

Is een flexibele schil anno 2018 nog wel flexibel? Niet altijd. Kan een flexibele schil anno 2018 - en vooruitblikkend naar 2019 - de gewenste flexibiliteit nog wel bieden? Ja. Maar dat vereist aandacht, communicatie en samenwerking. En tijd, kennis en kunde. Heb je behoefte aan advies of ondersteuning op dit vlak neem dan zeker contact op. De huidige arbeidsmarkt vraagt meer van organisaties, willen zij nog aan voldoende kwalitatief personeel kunnen komen. De verwachting voor 2019 is dat de arbeidsmarkt nog krapper zal worden. Bedrijven zijn bedrijvig, personeel en tijd zijn schaars en het consumentenvertrouwen is positief.

‘Positief’, een mooi woord om mee af te sluiten. Hopelijk helpt dit artikel organisaties die worstelen met de flexibele personeelsvoorziening om daar verbetering in aan te brengen. Laat gerust je mening achter, stuur aanvullingen, stel vragen of uit kritiek; daar kunnen we samen alleen maar beter van worden!

Wil je meer lezen over de extreem krappe arbeidsmarkt, kun je onder andere hier, hier, hier en hier terecht of google op krappe arbeidsmarkt.


BEL of MAIL voor meer info of om UW AANVRAAG door te geven

Contact